Kuunteleminen on muutakin kuin kuulemista, vaikka varsinainen kuuleminen on toki edellytys kuuntelemiselle. Kuunteleminen on vastaanotetun kuulohavainnon ymmärtämistä, muistiin painamista ja muistista aiheeseen liittyvien asioiden palauttamista eli kuullun tulkitsemista ja arvioimista sekä kuultuun vastaamista. Kuunteleminen on siis prosessi ja kokonaisuudessaan vuorovaikutusta!
Kuuntelemisen moniulotteisuudesta johtuen kuunteleminen on haastavaa ja kuuntelemistilanteet sisältävät lisäksi lähes aina häiriötekijöitä. Etäyhteyspalavereissa kuuntelemisen haasteet lisääntyvät, sillä kuuntelemisesta jää helposti pois sosiaalinen paine kuunteluun. Huomiostamme saattaa myös kilpailla vielä runsaslukuisampi joukko kuuntelemisen haasteita; teknisten haasteiden lisäksi muun muassa perheenjäsenet.
Niinpä etäyhteyspalaverissa kuulijalta vaaditaan hieman enemmän. Tässä viisi vinkkiä kuuntelemisen tehostamiseksi ja helpottamiseksi:
Laita kamera päälle
Mikäli internetyhteys sallii, laita aina kamera päälle etäyhteyspalavereissa. Ymmärrän, että osaa oman kuvan näkyminen saattaa ahdistaa, mutta ehdotan, että kamerat olisivat päällä ainakin aluksi, jolloin on mahdollista nähdä kuulolla olevat.
Parasta on jos, voitte palaverin aluksi sopia, että kaikki käyttävät kamerakuvaa; niin puheenvuoroa pitävä kuin kuuntelevat. Kasvokkaistilanteissa katsekontakti sekä suuntaa kuunteluamme että antaa puhujalle palautetta kuuntelustamme, joten kamerayhteys jossain määrin mahdollistaa nämä nonverbaaliset viestit. Kun puheenvuorossa oleva näkee kuulijoiden olevan paikalla ja näkee heidän reaktionsa puheeseen, myös hänen on helpompi suunnata omaa puhettaan ja täten auttaa kuulijaa seuraamaan. Laittamalla kameran päälle saat myös itsesi sitoutumaan paremmin etäyhteyspalaveriinne.
Valmistaudu kuuntelemaan
Etäpalavereihin tulisi valmistautua myös kuuntelemaan, sillä niissä aiheen lämmittely ja kuulumis-smalltalk jäävät yleensä vähemmälle. Kuunteluun virittymiselle ei siis ole samalla tavalla aikaa kuin tavallisissa palavereissa.
Valmistautuessasi voit valmistautua nimenomaan kuunteluroolisi: mitä kuuntelen, miksi kuuntelen, mistä näkökulmasta kuuntelen. Kuuntelun tavoitteen kirkastaminen edistää kuuntelusi suuntaamista.
Poista kuuntelemisen esteet
Kuuntelemisessa on valtavasti esteitä ja helposti poistettavissa olevat häiriötekijät kannattaa minimoida. Jos mahdollista, etsi kuuntelulle rauhallinen tila, jossa muut äänet eivät häiritse kuunteluasi. Voit myös käyttää vastamelukuulokkeita. Suosittelen myös vähentämään etäpalaverin ajaksi muita virikkeitä ja esimerkiksi sulkemaan sähköpostin ja jopa jättämään puhelimen toiseen huoneeseen.
Sen lisäksi, että ulkoiset häiriötekijät kilpailevat kuunteluhuomiostamme, ehdimme kuunnellessamme ajatella paljon nopeammin kuin puhuja tuottaa puhetta. Täten omat ajatuksemme saattavat viedä meidät muualle, jolloin emme kuulleet, mitä juuri sanottiin. Seuraavat vinkit edistävät ajatusten pitämistä kuunneltavassa aiheessa.
Tee muistiinpanoja
Muistiinpanojen tekeminen edistää kuuntelemista. Itse teen etäpalavereista muistiota, vaikka en tarvitsisi niitä myöhemmin tai vaikka muistiota ei edellytettäisi, sillä se edistää kuunteluani ja pitää mieleni fokusoituneena yhteiseen keskusteluun.
Muistiinpanotekniikkaa kannattaa varioida aiheen ja kokousroolin mukaan: mikäli teet muistiinpanoja kuuntelemisesi suuntaamiseksi, voit kokeilla myös tavallisesta poikkeavia tekniikoita, kuten post it lappuja, mind map -karttaa tai avainsanojen listaamista.
Tee kuuntelua edistävää toimintaa
Mikäli tiedostat, että etäyhteyspalavereissa kuuntelemisesi herpaantuu muuhun toimintaan (esimerkiksi puhelimen näpräämiseen) valmistaudu palaveriin varaamalla ulottuvillesi kuuntelemista edistävää toimintaa. Kuuntelemista edistävä toiminta ei vie huomiota kuuntelemisesta tai kuormita ajattelua, mutta antaa esimerkiksi käsillesi tekemistä. Voit esimerkiksi piirrellä, värittää tai neuloa.
Jos pidät puhelimitse ideointi- ja keskustelupalavereja, joissa sinun ei tarvitse tehdä muistiinpanoja tai seurata presentaatiota, suosittelen kokeilemaan myös kävelypalaveria, sillä ulkona käveleminen saa ajatukset virtaamaan. Ota ulos mukaan hyvät kuulokkeet, niin kävelystä tulee vielä mielekkäämpää. Huolehdi kuitenkin, ettei mikrofonisi ota liiaksi tuulen ääntä, jolloin keskustelukumppanisikin on helppo kuunnella sinua.
Nämä vinkit sopivat tietenkin kameraa lukuunottamatta myös kasvokkaisiin palavereihin. Hyvin valmistautuneena ja tietoisesti aktiivisen kuunteluroolin ottamalla etäpalavereista saa vähintään yhtä paljon irti kuin tavallisista palavereista. Kuuntelu- ja etäyhteyshaasteille ei siis tarvitse alistua!